Dlaczego warto zautomatyzować obieg faktur?
W małej firmie faktury zakupowe często trafiają do kilku osób jednocześnie. Jedna faktura przychodzi pocztą elektroniczną, inna w wersji papierowej, a jeszcze inna zostaje przekazana w wiadomości na komunikatorze. Taki sposób pracy szybko prowadzi do pomyłek, opóźnień i trudności z odnalezieniem dokumentów.
Automatyzacja obiegu faktur pozwala uporządkować cały proces: od odebrania dokumentu, przez jego opisanie i zatwierdzenie, aż po przekazanie do księgowości i archiwizację. Nie musi oznaczać drogiego ani skomplikowanego wdrożenia. W małej firmie najważniejsze jest dobre zaplanowanie procesu i dopasowanie narzędzi do rzeczywistych potrzeb.
Krok 1: Opisz obecny proces
Przed wyborem programu warto dokładnie sprawdzić, jak faktury są obsługiwane obecnie. Pomocne będzie zapisanie kolejnych etapów na kartce lub w prostym arkuszu.
Zwróć uwagę na:
– sposoby dostarczania faktur,
– osoby, które odbierają i opisują dokumenty,
– sposób zatwierdzania wydatków,
– moment przekazania faktur do księgowości,
– miejsce przechowywania dokumentów,
– najczęstsze błędy i opóźnienia.
Warto również zmierzyć, ile czasu zajmuje obsługa jednej faktury. Dzięki temu łatwiej ocenić, które czynności najbardziej opłaca się uprościć.
Na tym etapie nie należy jeszcze skupiać się na konkretnym narzędziu. Najpierw trzeba zrozumieć proces. Program powinien wspierać sposób pracy firmy, a nie zmuszać pracowników do wykonywania zbędnych czynności.
Krok 2: Ustal jeden kanał przyjmowania faktur
Jednym z najważniejszych elementów automatyzacji jest uporządkowanie miejsca, do którego trafiają dokumenty. Najlepiej utworzyć jeden firmowy adres poczty elektronicznej przeznaczony wyłącznie do faktur, na przykład [email protected].
Dzięki temu:
– pracownicy wiedzą, gdzie przesyłać dokumenty,
– faktury nie giną w prywatnych skrzynkach,
– łatwiej nadać każdemu dokumentowi numer i status,
– można automatycznie przekazywać załączniki do systemu.
Faktury papierowe można skanować lub fotografować zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie. Ważne, aby kopia była czytelna i zawierała wszystkie strony dokumentu. Warto też ustalić, kto odpowiada za regularne sprawdzanie skrzynki i wprowadzanie nowych faktur do obiegu.
Krok 3: Wybierz narzędzie dopasowane do firmy
Mała firma nie zawsze potrzebuje rozbudowanego systemu. Na początku wystarczające może być narzędzie do obiegu dokumentów połączone z pocztą elektroniczną i programem księgowym.
Przy wyborze rozwiązania sprawdź, czy oferuje ono:
– odczytywanie danych z faktur,
– przypisywanie dokumentów do konkretnych osób,
– definiowanie etapów akceptacji,
– wyszukiwanie po numerze, kontrahencie lub dacie,
– historię zmian i zatwierdzeń,
– powiadomienia o nowych zadaniach,
– eksport danych do księgowości,
– kopie zapasowe i kontrolę dostępu.
Przydatna jest funkcja automatycznego odczytu danych z dokumentu. Pozwala ona ograniczyć ręczne przepisywanie numeru faktury, kwoty, daty czy danych sprzedawcy. Takie rozwiązanie nie jest jednak bezbłędne, dlatego przed zatwierdzeniem dokumentu należy sprawdzić najważniejsze informacje.
Krok 4: Zdefiniuj prosty obieg akceptacji
Każda faktura powinna przechodzić przez jasno określone etapy. Przykładowy obieg może wyglądać następująco:
- Odbiór faktury i zapisanie jej w systemie.
- Odczytanie podstawowych danych dokumentu.
- Uzupełnienie opisu kosztu.
- Akceptacja przez osobę odpowiedzialną za wydatek.
- Kontrola przez właściciela lub wyznaczonego pracownika.
- Przekazanie faktury do księgowości.
- Zamknięcie i archiwizacja dokumentu.
Nie każdy dokument musi przechodzić przez wszystkie poziomy zatwierdzania. W przypadku niewielkich kwot można zastosować prostszą ścieżkę. Dla większych wydatków przydatna może być dodatkowa akceptacja.
Najważniejsze jest określenie odpowiedzialności. Każdy pracownik powinien wiedzieć, jakie faktury zatwierdza, w jakim czasie i co zrobić w przypadku wątpliwości.
Krok 5: Ustal jednolity opis faktury
Sam skan dokumentu nie zawsze wystarcza, aby później łatwo przeanalizować koszty. Warto ustalić zestaw informacji, które będą uzupełniane przy każdej fakturze.
Może to być:
– rodzaj kosztu,
– dział lub projekt,
– osoba zamawiająca,
– miejsce powstania kosztu,
– termin płatności,
– dodatkowy komentarz,
– informacja o zgodności z zamówieniem.
Najlepiej ograniczyć liczbę pól do tych naprawdę potrzebnych. Zbyt rozbudowany formularz zniechęca pracowników i wydłuża proces. Dobrym rozwiązaniem są listy wyboru, które ograniczają liczbę różnych zapisów tej samej kategorii.
Krok 6: Dodaj automatyczne powiadomienia
Opóźnienia często wynikają z tego, że faktura czeka na akceptację w skrzynce jednej osoby. Automatyczne przypomnienia pomagają uniknąć takich sytuacji.
System może wysyłać wiadomość, gdy:
– pojawi się nowa faktura,
– dokument wymaga opisu,
– potrzebna jest akceptacja,
– zbliża się termin wykonania zadania,
– faktura została odrzucona,
– dokument wrócił do poprawy.
Powiadomienia powinny być krótkie i zawierać bezpośredni odnośnik do dokumentu. Warto też ustalić, po ilu dniach system przypomina o niezałatwionej sprawie. Zbyt częste komunikaty mogą powodować przeciążenie, dlatego należy znaleźć rozsądny poziom.
Krok 7: Połącz obieg z księgowością
Kolejnym etapem jest przekazywanie zatwierdzonych faktur do księgowości. W zależności od używanych programów może odbywać się to automatycznie albo przez eksport plików i dokumentów.
Przed uruchomieniem połączenia sprawdź:
– jakie dane są przekazywane,
– czy załącznik faktury trafia razem z opisem,
– jak oznaczane są dokumenty już przesłane,
– kto odpowiada za kontrolę poprawności,
– jak postępować w razie błędu.
Dobrym rozwiązaniem jest krótkie testowanie na kilku dokumentach. Pozwala ono wykryć problemy, zanim cały proces zostanie uruchomiony. Należy również ustalić, czy księgowość pracuje bezpośrednio w systemie firmy, czy otrzymuje dokumenty w określonym formacie.
Krok 8: Zadbaj o bezpieczeństwo i porządek
Faktury zawierają dane firmy oraz informacje o kontrahentach, dlatego dostęp do nich powinien być ograniczony. Każdy użytkownik powinien mieć uprawnienia odpowiadające jego zadaniom.
Warto wprowadzić:
– indywidualne konta użytkowników,
– silne hasła i dodatkowe zabezpieczenia logowania,
– ograniczenie dostępu do wybranych dokumentów,
– regularne kopie zapasowe,
– rejestr zmian i zatwierdzeń,
– zasady usuwania lub archiwizowania dokumentów.
Należy też ustalić jednolity sposób nazywania plików oraz okres przechowywania dokumentów zgodny z zasadami obowiązującymi w firmie. W razie wątpliwości dotyczących wymogów formalnych warto skonsultować się z księgowością lub właściwym specjalistą.
Krok 9: Przeszkol pracowników i rozpocznij od testu
Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Szkolenie powinno pokazać cały proces na prawdziwym, ale bezpiecznie wybranym przykładzie.
Wyjaśnij:
– gdzie przesyłać faktury,
– jak uzupełniać opis,
– kiedy zatwierdzać dokument,
– co zrobić w razie błędu,
– jak sprawdzić status faktury,
– z kim skontaktować się w przypadku problemu.
Warto rozpocząć od krótkiego okresu testowego, obejmującego na przykład jeden dział lub wybraną grupę dostawców. Po kilku tygodniach zbierz uwagi i popraw niejasne elementy.
Jak mierzyć efekty automatyzacji?
Po wdrożeniu należy regularnie sprawdzać, czy proces rzeczywiście się poprawił. Przydatne wskaźniki to:
– średni czas obsługi faktury,
– liczba dokumentów oczekujących na akceptację,
– liczba błędów w opisach,
– czas przekazania dokumentów do księgowości,
– liczba zagubionych lub zduplikowanych faktur.
Automatyzacja nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Proces warto przeglądać co kilka miesięcy i usuwać zbędne kroki. Czasem niewielka zmiana, na przykład prostszy formularz lub inny podział odpowiedzialności, przynosi większą korzyść niż zakup dodatkowych funkcji.
Podsumowanie
Automatyzacja obiegu faktur zakupowych w małej firmie może rozpocząć się od prostych działań: jednego adresu do faktur, jasnych zasad akceptacji i uporządkowanego archiwum. Następnie można dodać odczytywanie danych, automatyczne przypomnienia oraz połączenie z księgowością.
Najważniejsze jest stopniowe wdrażanie zmian. Dobrze opisany proces, odpowiedzialność przypisana konkretnym osobom i regularna kontrola sprawiają, że faktury są obsługiwane szybciej, a codzienna praca staje się bardziej przewidywalna.
